Периодично всички бизнес субекти извършват сетълменти, като използват пари в брой. В същото време тяхната организационно-правна форма, обемът на продадените продукти, характеристиките на предоставяните услуги или финансовите показатели абсолютно не са основни. Интересното е доста рядкото използване на парични разплащания между страните по бизнес договорите. Причината за това са съществуващите бариери от страна на гражданското, данъчното и банковото законодателство. В същото време паричните плащания често присъстват в транзакциите за придобиване на определени видове материални и промишлени запаси, офис оборудване и др. По един или друг начин, според условията на счетоводното законодателство, всички процедури от този вид трябва да бъдат извършени с участието на отговорни лица. Тези от своя страна също се наричат финансово отговорни граждани.
Документация на процедурата за издаване на средства
Отчитането на разплащанията с отговорни лица се дължи на неумолимото спазване на следните правила:
- Контролирайте паричния поток.
- Навременно и точно документиране на транзакциите по издаване и отписване.
Преди да издадете средства на лице под отчета, трябва да извършите редица процедури. И така, първата точка е писането и одобрението на заповедта на ръководителя на обекта на икономическа дейност. Този документ трябва да включва:
- Ред за издаване на суми на отговорни лица.
- Категория и списък на хората, които носят финансова отговорност и имат право да получават пари.
- Сумата на издадените суми.
- Краен срок за подаване на отчет за потребление (със свързани документи) или връщане.
Отчитането на сетълменти с отговорни лица включва по-нататъшно запознаване на хората, посочени в поръчката, със самия документ под подпис. Тегленето на пари в брой обаче е забранено:
- От един работник на друг.
- На лице, което не е докладвало за предварително предоставени аванси.
Отчитане на счетоводната позиция "Касиер"
На 31 октомври 2000 г. Министерството на финансите на Руската федерация подписа заповед номер 94n, която одобри Инструкциите за използване на сметкоплана в счетоводството. Съгласно последното, счетоводното отчитане на разплащанията с отговорни лица, както и обобщаването на цялата информация относно тези операции, се извършва според сметката. 71, който се нарича "Разплащания с отговорни лица".
В много случаи средствата се издават на финансово отговорното лице директно от касата на организацията. Освен това този процес е придружен от хартиена документация. На 12 октомври 2011 г. е одобрен "Ред за извършване на касови операции". В съответствие с параграф 4/1 от тази инструкция, прехвърлянето на средства в брой е възможно само след изготвяне на специален документ. Това е разходна касова гаранция. В този случай в счетоводния отдел въпросната операция се отразява в следните счетоводни сметки:
| Dt | CT |
| 71 | 50 |
| "Разплащания с отговорни лица" | Каса |
| Съдържание на операцията: издаване на парична сума в размер на _ у.е. д. на материално отговорното лице. | |
Средства по банков път
Има обаче и друг вариант за реализиране на въпросната процедура. В момента много организации практикуват издаване на пари в брой под отчет на служителя и по безкасов метод. По правило този метод се използва при изпращане на човек в командировка или за придобиване на ценности. В този случай средствата се прехвърлят по картовата сметка, към която е прикрепена пластмасовата карта. Последният от своя страна не принадлежи на отделно физическо лице, а на юридическо лице. Служител, който отива в командировка, има възможност да се разпорежда със средствата, издадени му по отчета, или чрез банкомат, като тегли определена сума, или директно с карта по безкасов начин.
Отчитане на счетоводна позиция "Картова сметка"
В счетоводния отдел осчетоводяването на плащания по безкасова карта може да бъде придружено от следните осчетоводявания:
| Съдържание на операцията | Акаунти | ||
| Dt | CT | ||
| 1 | Парите от разплащателната сметка на фирмата са кредитирани по картата | 55 (подсметка, наречена Картова сметка) | 51 |
| 2 | На служителя са дадени пари по доклада (извършена е операция за плащане на всякакви стоки, услуги или лицето е теглило пари от банкомат) | 71 | 55 (подсметка, наречена Картова сметка) |
Подкрепящи документи
Несъмнено, за да завършите процеса, наречен "Отчитане на сетълменти с отговорни лица", е необходимо да има основание за дебитиране на средства от баланса на организацията. За тази цел се използва предварителният отчет и приложените към него оправдателни документи. По правило паричните средства и приходите от продажби действат като последните. Всяка транзакция с отчетни средства трябва да бъде потвърдена и обяснена. Ако например в касовата бележка не е посочено за кой продукт или услуга е извършено плащането, тя трябва да бъде придружена и от касова бележка с декриптиране на липсващите данни, подробности, предписаната сума, печат на организацията, списък на закупените ценности, тяхното количество и име.
Документи за пътуване
Ако получената сума по отчета надвишава изразходваната сума, тогава остатъкът се връща на касата. За тази процедура се използва кредитно известие. Ако са изразходвани повече средства, отколкото са издадени, на служителя се дава липсващата сума (преразход). Операцията се извършва по касов ордер. Пътните разходи се отписват от отчета, ако има предварителен отчет на установения формуляр AO-1, както и първични подкрепящи документи. Последните са сметки за настаняване, храна, транспортни билети и други разписки и чекове.
