Всяка организация е длъжна да поддържа заповеди за персонал, отпуски, командировки, както и заповеди за основна дейност. Всички те имат одобрен унифициран формуляр и са задължителни в цялостния работен процес.
Цел на поръчките
Заповедите за основна дейност са предназначени да рационализират работата на организацията чрез осъществяване на документален контрол върху изпълнението на задачите. Формулировката им може да варира. Свързва се например с възлагането на определени задължения на служител, отварянето на достъп до информационен ресурс, създаването на комисия за инвентаризация и др. В някои организации заповедите за дисциплинарни наказания не са свързани с персонала, а с основната дейност.
Основните етапи на издаване на поръчки
Има стандартен алгоритъм за издаване на тези поръчки:
- Първият етап е изготвяне на проект на заповед. По правило тази отговорност се възлага на ръководителя на структурното звено (отдел, сектор). Този подход е най-приемлив поради факта, че ръководителят, например на отдел, притежава максимално количество информация за подчиненото звено. Това важи особено за организации с голям персонал от служители, където поръчките за основната дейност на предприятието са незаменими.
- Вторият етап е одобрение на проекта на заповед. В идеалния случай документът се обсъжда, коригира или допълва с куратора на дейността, който може да бъде заместник-директор. И едва след това окончателният вариант се представя на прекия ръководител на организацията.
- Третият етап е отпечатването на одобрената версия на документа на бланка. Стандартният формуляр трябва да включва следните елементи:
- "Шапка" с логото и пълното име на организацията.
- Номер и дата на издаване на поръчката.
- "Тялото" на документа се състои от името на заповедта, преамбюла, думата "Нареждам" и параграфи, отразяващи същността на документа, както и осигуряващи контрол върху изпълнението. В долния десен ъгъл са посочени трите имена и телефони за контакт на изпълнителя.
Бланка
Те са строго отчетни документи, всеки има свой регистрационен номер. В случай на повреда се създава комисия, която да потвърди факта на тяхното унищожаване. Поръчките за основната дейност трябва да се регистрират в специален дневник, който е предварително прошит, номериран и подпечатан и подписан от директора на предприятието.
Освен това, със заповедта, подписана от ръководителя, всички служители, чиито имена и длъжности фигурират в нея, се запознават с подписа. Ако служител по една или друга причина откаже да отрази писмено процеса на запознаване, тогава се съставя съответен акт.
Очевидна важност на поръчките
Заповедите за основните дейности се завеждат в обща папка от отговорно лице (обикновено секретар), като копията им се предоставят на съответните отдели за изпълнение. Срокът на съхранение на тези заповеди се определя от вътрешните нормативни документи на организацията и варира от 3 до 10 години. В организации с малък персонал алгоритъмът за работа с този тип поръчки може да бъде донякъде опростен. Разбира се, поръчките за основните дейности на предучилищната образователна институция имат свои собствени тънкости. Но функцията за контрол върху постигането на целите остава основна. Правилната организация на работата на предприятието зависи от компетентното поставяне на задачите, времето за тяхното изпълнение и навременен контрол.